एक कार्यालय को वास्तव में कितने स्टील कार्यालय कैबिनेट की आवश्यकता होती है

एक अच्छा प्रारंभिक बिंदु कार्यालय भंडारण को तीन श्रेणियों में विभाजित करना है। पहला सक्रिय दैनिक भंडारण है जैसे अनुबंध, चालान, एचआर फ़ाइलें और सामान्य कार्य के दौरान उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़। दूसरा साझा परिचालन भंडारण है जैसे कार्यालय आपूर्ति, बाइंडर, संग्रहीत सामग्री और विभाग रिकॉर्ड। तीसरा पुरानी फ़ाइलों, बैकअप दस्तावेज़ों या बॉक्स की गई सामग्रियों के लिए कम पहुंच वाला आरक्षित भंडारण है। जब इन तीन श्रेणियों को एक कैबिनेट योजना में मिलाया जाता है, तो कार्यालयों में अक्सर या तो बहुत अधिक अलमारियाँ होती हैं जो संचलन को अवरुद्ध करती हैं या बहुत कम अलमारियाँ दस्तावेज़ों को डेस्क, मीटिंग रूम या खुली अलमारियों में रखने के लिए मजबूर करती हैं। इसीलिए असली सवाल यह नहीं है कि एक कार्यालय को कुल कितनी स्टील कार्यालय अलमारियाँ खरीदनी चाहिए, बल्कि यह है कि प्रत्येक भंडारण कार्य के लिए कितनी आवश्यक हैं। हुआबाओ की फाइलिंग कैबिनेट रेंज इस कार्यात्मक विभाजन को दर्शाती है, जिसमें दराज फाइलिंग कैबिनेट, टैम्बोर-डोर कैबिनेट, स्विंग-डोर कैबिनेट और स्टोरेज लॉकर अलग-अलग कार्यालय भंडारण प्रारूपों के रूप में पेश किए जाते हैं।

अधिकांश कार्यालयों में, दराज फाइलिंग अलमारियाँ उच्च-आवृत्ति दस्तावेज़ पहुंच के लिए सर्वोत्तम हैं। वित्त, मानव संसाधन, या प्रशासन कर्मचारियों के पास रखी गई एक कॉम्पैक्ट दराज इकाई आमतौर पर पूर्ण-ऊंचाई वाले शेल्फ कैबिनेट की तुलना में तेजी से पुनर्प्राप्ति का समर्थन करती है। हुआबाओ दराज के साथ अपने फाइलिंग कैबिनेट का वर्णन स्थिर धातु निर्माण, सुचारू दराज संचालन और दैनिक व्यावसायिक उपयोग के लिए केंद्रीकृत लॉकिंग के साथ बार-बार खोलने, बंद करने और लोड परिवर्तन के लिए बनाए गए उत्पादों के रूप में करता है। यह उन्हें उन विभागों के लिए अधिक उपयुक्त बनाता है जो दिन भर सक्रिय फ़ाइलों के साथ काम करते हैं।

साझा विभागों के लिए, एक बड़ा भंडारण कैबिनेट अक्सर कई छोटी इकाइयों की जगह ले सकता है। स्विंग-डोर कैबिनेट और टैम्बोर-डोर कैबिनेट आमतौर पर बाइंडर्स, आर्काइव बॉक्स, कार्यालय की आपूर्ति और मिश्रित-उपयोग भंडारण के लिए अधिक कुशल होते हैं। हुआबाओ का कहना है कि स्विंग-डोर फाइलिंग कैबिनेट में आम तौर पर विभिन्न दस्तावेज़ प्रारूपों और भंडारण घनत्व का समर्थन करने के लिए समायोज्य अलमारियां शामिल होती हैं, जबकि टैम्बोर-डोर कैबिनेट ऊर्ध्वाधर और अंतरिक्ष-कुशल भंडारण के लिए डिज़ाइन की जाती हैं। इसका मतलब यह है कि यदि आंतरिक लेआउट की योजना अच्छी तरह से बनाई गई है तो एक उचित रूप से चयनित साझा कैबिनेट अक्सर कई छोटे कैबिनेट का काम कर सकती है।

एक सरल योजना मॉडल मदद कर सकता है.

इस तरह की व्यवस्था आमतौर पर हर जगह एक जैसी अलमारियाँ रखने से बेहतर काम करती है, क्योंकि यह फर्नीचर समरूपता के बजाय वर्कफ़्लो का पालन करती है। सबसे कुशल कार्यालय भंडारण कैबिनेट योजना अक्सर वह होती है जो दोहराव को कम करती है।

यहीं पर निर्माता बनाम व्यापारी भी महत्वपूर्ण हो जाता है। एक व्यापारी केवल यह पूछ सकता है कि कितने अलमारियों की आवश्यकता है और फिर एक कैटलॉग से उद्धरण दे सकता है। एक निर्माता यह निर्णय लेने में मदद कर सकता है कि क्या कार्यालय को अधिक दराज इकाइयों, अधिक शेल्फ-आधारित अलमारियाँ, या कम लेकिन बेहतर-कॉन्फ़िगर भंडारण प्रणालियों की आवश्यकता है। हुआबाओ खुद को 60,000 वर्ग मीटर की साइट, 200 से अधिक मशीनों, 8 उत्पादन लाइनों और 40 से अधिक देशों और क्षेत्रों में निर्यात के साथ एक स्टील फर्नीचर निर्माता के रूप में प्रस्तुत करता है। कंपनी का यह भी कहना है कि वह ओईएम सेवा प्रदान करती है और आईएसओ 9001 और आईएसओ 14001 सिस्टम के तहत काम करती है। यह मायने रखता है क्योंकि कैबिनेट मात्रा नियोजन कैबिनेट प्रकार, आंतरिक विन्यास और दोहराई जाने वाली आपूर्ति क्षमता से निकटता से जुड़ा हुआ है, न कि केवल इकाई गणना से।

सामग्री और संरचना भी प्रभावित करती है कि वास्तव में कितने अलमारियों की आवश्यकता है। स्टील कार्यालय अलमारियाँ आमतौर पर कोल्ड-रोल्ड स्टील से बनाई जाती हैं क्योंकि यह अच्छी आयामी स्थिरता, फॉर्मेबिलिटी और वेल्डेबिलिटी का समर्थन करती है। एएसटीएम ए1008 कॉइल और कट लंबाई में कोल्ड-रोल्ड कार्बन, संरचनात्मक और उच्च शक्ति वाली कम-मिश्र धातु स्टील शीट को कवर करता है। व्यावहारिक कार्यालय भंडारण योजना में, यह मायने रखता है क्योंकि एक अच्छी तरह से संरचित स्टील कैबिनेट कमजोर फर्नीचर की तुलना में एक पदचिह्न में अधिक संगठित भंडारण ले जा सकता है जिसे कम लोड करने या अधिक बार बदलने की आवश्यकता होती है। एक मजबूत कैबिनेट अक्सर कैबिनेट की संख्या कम कर देता है क्योंकि एक उचित रूप से डिजाइन की गई भंडारण इकाई वस्तुओं की एक विस्तृत श्रृंखला को सुरक्षित रूप से संभाल सकती है।

विनिर्माण प्रक्रिया का अवलोकन उसी कारण से मायने रखता है। हुआबाओ का कहना है कि इसके उत्पादन में कटिंग, पंचिंग, वेल्डिंग, पाउडर कोटिंग और पैकेजिंग शामिल है। ये चरण सीधे कैबिनेट कठोरता, शेल्फ सटीकता, दरवाजे की फिट, दराज की गति और सतह स्थायित्व को प्रभावित करते हैं। यदि एक कैबिनेट संरचनात्मक रूप से स्थिर और आंतरिक रूप से अच्छी तरह से योजनाबद्ध है, तो एक इकाई अक्सर दो खराब डिजाइन वाली इकाइयों की जगह ले सकती है। दूसरे शब्दों में, कैबिनेट की मात्रा केवल एक लेआउट मुद्दा नहीं है। यह उत्पाद की गुणवत्ता का भी मुद्दा है। कार्यालय अक्सर जरूरत से ज्यादा भंडारण खरीदते हैं जब उन्हें कैबिनेट की क्षमता या उपयोगिता पर भरोसा नहीं होता है।

गुणवत्ता नियंत्रण चौकियाँ गणना का एक अन्य महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। ANSI BIFMA X5.9 फ्रीस्टैंडिंग, मोबाइल और वॉल-माउंटेड स्टोरेज इकाइयों के लिए परीक्षण विधियां प्रदान करता है। बीआईएफएमए इसे भंडारण इकाइयों के लिए मानक के रूप में वर्णित करता है, और उद्योग परीक्षण सारांश बताते हैं कि इसका उपयोग कार्यालय वातावरण में सुरक्षा, स्थायित्व और यांत्रिक प्रतिरोध का मूल्यांकन करने के लिए किया जाता है। यह मायने रखता है क्योंकि कार्यालयों को यह तय करने से पहले कि कितने कैबिनेट खरीदने हैं, प्रत्येक कैबिनेट के उपयोग योग्य जीवन और दैनिक स्थिरता पर भरोसा करना चाहिए। सही आंतरिक संरचना वाला एक टिकाऊ कैबिनेट आमतौर पर कई कम-विशेष इकाइयों की तुलना में अधिक मूल्यवान होता है जो पहुंच की समस्याएं पैदा करते हैं या जल्दी खराब हो जाते हैं।

OEM और ODM योजना अनावश्यक कैबिनेट मात्रा को भी कम कर सकती है। कुछ कार्यालयों को कॉम्पैक्ट कमरे या असामान्य वर्कफ़्लो में फिट होने के लिए गैर-मानक चौड़ाई, कम गहराई, विशेष शेल्फ रिक्ति, या मिश्रित दराज और शेल्फ संरचनाओं की आवश्यकता होती है। हुआबाओ का कहना है कि यह ओईएम सेवा प्रदान करता है, जो कार्यालय को कैबिनेट के अनुकूल होने के लिए मजबूर करने के बजाय कैबिनेट लेआउट को कार्यालय के अनुसार अनुकूलित करना संभव बनाता है। यह छोटे कार्यालयों, क्लीनिकों, स्कूल प्रशासन कक्षों और शाखा कार्यालयों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां प्रत्येक वर्ग मीटर मायने रखता है। एक अनुकूलित कैबिनेट योजना अक्सर प्रत्येक कैबिनेट की दक्षता बढ़ाकर कुल कैबिनेट की संख्या को कम कर सकती है।

बहु-कक्षीय परियोजनाओं के लिए थोक आपूर्ति संबंधी विचार और भी अधिक महत्वपूर्ण हैं। यदि कार्यालय एक बड़े कॉर्पोरेट रोलआउट, शिक्षा परियोजना, या प्रशासनिक नेटवर्क का हिस्सा है, तो सही सवाल यह है कि कितने कैबिनेट प्रकारों की आवश्यकता है और प्रत्येक प्रकार की कितनी इकाइयों को मानकीकृत किया जाना चाहिए। हुआबाओ का कहना है कि इसके फाइलिंग कैबिनेट समाधान दीर्घकालिक उपयोग, सिस्टम अनुकूलता, बार-बार ऑर्डर और परियोजना आपूर्ति के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यह एक अधिक संरचित दृष्टिकोण का सुझाव देता है जहां कार्यालय कई एकमुश्त इकाइयों को खरीदने के बजाय विभिन्न कमरों में सीमित संख्या में कैबिनेट मॉडल का उपयोग करते हैं। मानकीकरण इकाई गणना की गलतियों और भविष्य की पुनःपूर्ति समस्याओं दोनों को कम कर सकता है।

एक व्यावहारिक प्रोजेक्ट सोर्सिंग चेकलिस्ट में ये प्रश्न शामिल होने चाहिए:
प्रतिदिन कितने लोग भौतिक फ़ाइलों का उपयोग करते हैं
कितना संग्रहण सक्रिय है और कितना संग्रहण-आधारित है
क्या एक साझा कैबिनेट कई डेस्क-साइड इकाइयों की जगह ले सकता है?
क्या विभागों को दराज, अलमारियों या दोनों की आवश्यकता है?
क्या कार्यालय का विस्तार होगा या अन्य स्थानों पर भी यही लेआउट दोहराया जाएगा
क्या आपूर्तिकर्ता मानकीकृत मॉडल या ओईएम समायोजन का समर्थन कर सकता है
क्या कैबिनेट को मान्यता प्राप्त भंडारण-इकाई परीक्षण तर्क के तहत दीर्घकालिक दैनिक उपयोग के लिए बनाया गया है

ये प्रश्न साधारण संख्या या वर्ग-मीटर गणना की तुलना में अधिक सटीक उत्तर देते हैं।

तो, एक कार्यालय को वास्तव में कितने स्टील कार्यालय अलमारियों की आवश्यकता है? ज्यादातर मामलों में, खरीदार पहले जितना सोचते हैं उससे कम ही होते हैं, लेकिन प्रत्येक को वास्तविक भंडारण कार्य से बेहतर ढंग से मेल खाने की आवश्यकता होती है। एक व्यावहारिक कार्यालय को आमतौर पर प्रमुख उपयोगकर्ताओं के पास कम संख्या में सक्रिय फाइलिंग कैबिनेट, विभागीय सामग्रियों के लिए एक या अधिक साझा भंडारण कैबिनेट और केंद्रीकृत संग्रह भंडारण की आवश्यकता होती है, जहां दीर्घकालिक कागज प्रतिधारण आवश्यक होता है। सही योग वर्कफ़्लो द्वारा बनाया जाता है, अनुमान से नहीं। हुआबाओ की दराज फाइलिंग कैबिनेट, स्विंग-डोर कैबिनेट, टैम्बोर-डोर कैबिनेट और परियोजना-उन्मुख आपूर्ति संरचना की श्रृंखला के साथ, कार्यालय एक कैबिनेट योजना बना सकते हैं जो प्रबंधन करना आसान है, स्केल करना आसान है, और समय के साथ अधिक कुशल है।